Liste de vérification avant l’envoi d’une demande de subvention pour artistes

Avant d’envoyer une demande de subvention artistique, vérifiez quatre points ensemble : éligibilité, conformité des pièces, cohérence des informations et preuve d’envoi. Les valeurs exactes — date limite, documents, format, plafond ou dépenses admissibles — doivent toujours être celles de l’appel auquel vous répondez.

Vérification finale avant de cliquer sur « Envoyer »

Cochez chaque contrôle après l’avoir comparé aux règles du dispositif. Le compteur indique uniquement votre avancement dans cette checklist : il ne prédit ni l’éligibilité finale ni la décision du financeur.

Le bon appel à projets et la bonne session de dépôt ont été identifiés. Le demandeur et le projet correspondent aux conditions d’éligibilité publiées. La date et l’heure limites, ainsi que le fuseau horaire lorsqu’il est précisé, ont été vérifiés. Les dates du projet et les dépenses prévues entrent dans la période admissible lorsqu’elle existe. Toutes les pièces obligatoires demandées sont présentes dans leur version finale. Les fichiers respectent les formats, tailles et conventions de nommage exigés lorsqu’ils sont indiqués. Les montants, dates, noms et coordonnées sont identiques dans le formulaire et les pièces jointes. Le budget utilise une version unique et cohérente dans tous les documents transmis. Les champs obligatoires, déclarations, signatures ou validations exigées ont été complétés. Les coordonnées d’une personne joignable après l’envoi sont exactes et à jour. Une prévisualisation finale ou relecture de la version soumise a été faite. Le moyen de conserver une preuve de dépôt ou un accusé de réception est identifié.

0 sur 12 contrôles cochés.

Une checklist générale ne remplace pas le règlement de l’aide : lorsqu’une consigne du financeur diffère, la consigne du dispositif prévaut.

L’objectif de cette vérification est simple : faire correspondre chaque exigence du dispositif à une valeur, un document ou une confirmation clairement identifiable dans votre dossier.

1. Vérifier l’appel et votre éligibilité

Commencez par la règle qui gouverne toutes les autres : votre dossier doit être préparé pour le dispositif exact auquel il sera soumis. Une demande bien rédigée peut rester irrecevable si le statut du porteur, le type de projet, le territoire, la période ou une autre condition obligatoire ne correspond pas au règlement.

Conditions d’éligibilité à confirmer

Attribut → valeur à retrouver dans l’appel

Porteur de projet: Le statut, la résidence, l’activité professionnelle ou tout autre critère demandé doivent correspondre à votre situation réelle.
Projet: La discipline, la nature de l’activité, le stade du projet et les bénéficiaires doivent entrer dans le périmètre du dispositif.
Territoire: Utilisez la zone géographique explicitement couverte par l’aide, sans l’élargir par interprétation.
Dépenses: Classez les coûts selon les catégories admises ou exclues par le règlement applicable.

Dates, période du projet et échéance

Relevez la date limite complète telle qu’elle est donnée par l’organisme : jour, heure et, le cas échéant, fuseau horaire. Vérifiez séparément les dates de réalisation du projet, car une période de dépôt valide ne signifie pas automatiquement que toutes les dates de dépenses ou d’activités sont admissibles.

2. Préparer les pièces du dossier

Transformez la liste des pièces demandées en contrôle binaire : présente et conforme, ou à corriger. Ne remplacez pas une pièce explicitement exigée par un document « équivalent » sauf si le dispositif l’autorise.

Pièces administratives

Distinguer le document de sa conformité

Présence

Le document demandé est joint.
Il s’agit de la bonne version.
Il correspond au bon demandeur.

Conformité

Les champs exigés sont remplis.
La signature ou validation est faite lorsqu’elle est requise.
La période de validité est respectée lorsqu’elle s’applique.

Pièces artistiques et professionnelles

Portfolio, note artistique, biographie, calendrier, lettres ou autres éléments de présentation doivent correspondre au projet réellement soumis. Supprimez les anciennes versions qui peuvent créer une contradiction de titre, de dates, de partenaires ou de budget.

Contrôle rapide des versions

Comparez le titre du projet, le nom du demandeur, les dates, les partenaires mentionnés et le montant demandé entre le formulaire, le budget et les pièces narratives. Une divergence visible doit être corrigée avant l’envoi.

3. Construire un budget cohérent

Le budget doit être lisible comme une seule version du projet. Les montants repris ailleurs dans le dossier doivent pointer vers les mêmes valeurs. Si le dispositif impose une présentation particulière, un taux, un plafond, une part de cofinancement ou un équilibre budgétaire, appliquez uniquement la règle explicitement publiée pour cet appel.

Recettes, dépenses et montant demandé

Chaîne de cohérence budgétaire

Recenser
Utilisez une liste unique de recettes et de dépenses pour la version soumise.
Comparer
Vérifiez que les totaux repris dans le formulaire correspondent aux totaux du budget joint.
Relier
Faites correspondre le montant demandé et les principaux postes avec le périmètre du projet décrit.

Cohérence du budget avec le projet

Un poste de dépense important doit pouvoir être relié à une activité, une ressource ou un résultat décrit dans le dossier. À l’inverse, une activité centrale qui nécessite des moyens ne devrait pas apparaître dans le texte tout en étant absente du budget sans explication.

4. Rendre le projet immédiatement compréhensible

Le lecteur doit pouvoir identifier rapidement ce qui sera réalisé, par qui, pour qui, quand, comment et avec quels moyens. Ces éléments doivent conserver le même sens d’un document à l’autre.

Objectif, public, calendrier et méthode

À retrouver sans ambiguïté

objectif principal du projet ;
activités prévues ;
public ou bénéficiaires concernés ;
lieu ou territoire d’action ;
calendrier de réalisation ;
rôle des partenaires lorsqu’ils existent.

Résultats attendus et faisabilité

Présentez les résultats attendus au niveau de précision que le dispositif demande, sans convertir un objectif en certitude. Les moyens humains, techniques et financiers décrits doivent rester compatibles avec le calendrier et l’ampleur du projet.

5. Contrôler le formulaire et les fichiers

Les erreurs techniques peuvent empêcher un dossier autrement complet d’être correctement transmis. Faites une vérification spécifique des champs, fichiers, noms et versions juste avant l’envoi.

Noms, formats, tailles et versions

Contrôle fichier par fichier

Nom: Le nom doit permettre d’identifier clairement le contenu et éviter la confusion entre brouillon et version finale.
Format: Utilisez le type de fichier accepté par la plateforme ou indiqué dans le règlement.
Taille: Respectez la limite technique publiée lorsqu’une taille maximale est indiquée.
Lisibilité: Ouvrez chaque fichier final et vérifiez qu’il est complet, lisible et non corrompu.

Coordonnées, champs obligatoires et validations

Vérifiez l’adresse électronique, le téléphone et l’identité de la personne de contact. Contrôlez aussi les cases de déclaration, consentements, signatures ou validations demandées. Un champ prérempli doit être relu comme un champ saisi manuellement.

6. Relire l’ensemble avant l’envoi

La relecture finale doit comparer les documents entre eux, pas seulement corriger l’orthographe. Cherchez les contradictions de dates, montants, noms, lieux, partenaires et intitulés.

Cohérence croisée et erreurs bloquantes

Une dernière lecture à partir de la version réellement prête à être envoyée est préférable à une relecture d’un brouillon qui ne contient pas les mêmes pièces.

7. Envoyer et conserver une preuve de dépôt

L’envoi n’est pas terminé au moment où vous cliquez sur le bouton de soumission. Vérifiez le message final de la plateforme et conservez la trace disponible qui montre que le dossier a bien été transmis.

Avant et après la validation finale

Avant / après l’envoi

Avant

ouvrir la version finale des fichiers ;
vérifier les pièces affichées par la plateforme ;
relire le récapitulatif si la plateforme en fournit un.

Après

conserver l’accusé ou la confirmation disponible ;
noter l’identifiant du dossier s’il est fourni ;
archiver la version exacte des documents soumis.

La bonne version du dossier est celle que l’organisme reçoit. Conserver cette version avec sa preuve d’envoi permet de répondre plus facilement à une demande de précision ou de suivre le dossier sans recréer l’historique.